Die Digitalisierung hat nicht nur den Wohnungsmarkt revolutioniert, sondern auch die Anforderungen an Datenschutz und Gleichstellung im Vermietungsprozess verschärft. In der „ZIA/EY Digitalisierungsstudie 2023“ vom Zentralen Immobilien Ausschuss und Ernst & Young beschreiben beinahe 70% der Befragten aus der Immobilienwirtschaft, intransparente Datenstrukturen bzw. mangelnde Datenqualität und über 80% fehlende personelle Ressourcen als größte Herausforderungen im Rahmen von Digitalisierungsmaßnahmen. Auch diese beiden Themen haben konkrete Schnittmengen mit dem Datenschutz. In Zeiten von DSGVO und AGG stehen EntscheiderInnen in der Wohnungswirtschaft vor der Herausforderung, personenbezogene Daten sicher zu verwalten und gleichzeitig eine diskriminierungsfreie Vergabe zu gewährleisten. In diesem Beitrag zeigen wir lösungsorientiert auf, wie Sie nicht nur den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden, sondern auch die Chancen und Vorteile der digitalen Vermietungslösungen nutzen können.
DSGVO und AGG: Die verschärften Anforderungen bei dem Grundbedürfnis Wohnen
Der Gesetzgeber hat mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) klare Richtlinien für den Umgang mit personenbezogenen Daten und die Vermeidung von Diskriminierung im Vermietungsprozess geschaffen. Die Absicht ist, Daten vor unberechtigten Zugriffen zu schützen und Anfragen nach objektiven Gleichstellungsrichtlinien zu bearbeiten. Dies gilt umso mehr, da Wohnraum ein Grundbedürfnis befriedigt! Insbesondere bei der Wohnungsvergabe sollten die Unternehmen darauf achten, die Hoheit über Ihre Mietinteressenten-Daten zu behalten. Wohnungssuchende müssen sich auf die Datenintegrität und Sicherheit beim Wohnungsunternehmen verlassen können.
Doch wie können EntscheiderInnen in der Wohnungswirtschaft diesen Anforderungen gerecht werden, ohne den Vermietungsprozess zu verkomplizieren?
Der Preis der Compliance ohne digitale Unterstützung
Es ist zweifelsohne möglich, die DSGVO- und AGG-Anforderungen ohne digitale Vermietungslösungen zu erfüllen. Doch welchen Preis zahlen Unternehmen dafür? Der Aufwand, eigene oder fremdbestimmte Compliance-Richtlinien ohne IT-Unterstützung einzuhalten, kann zur Herausforderung und Kostenfalle werden. Immer wieder berichten Unternehmen davon, dass personenbezogene Daten jahrelang in E-Mail-Postfächern oder in physischen Ordnern „schlummern“. Die Auswertung der Daten, die Bereinigung oder die Erfüllung des gesetzlich zugesicherten Auskunftsrechts ist dann mit hohem Personalaufwand verbunden. Und wir wissen: personelle Ressourcen sind knapp.
Hier kommt die entscheidende Frage auf: Ist es nicht effizienter und kostengünstiger, auf spezialisierte digitale Lösungen zu setzen?
Datenschutz als Kernkompetenz digitaler Vermietungslösungen
Ganz klar: der Schutz der Kundendaten ist nicht nur eine Verpflichtung, sondern eine Kernkompetenz digitaler Lösungen. Durch die Verwendung entsprechender Software wird der Nachweis der DSGVO-Konformität erheblich erleichtert. Ein konkretes Beispiel ist die automatisierte Löschung personenbezogener Daten nach festgelegten Kriterien. Dabei gehen jedoch keinerlei potenzielle MieterInnen verloren – im Gegenteil, sie werden über den Ablauf ihres Gesuchs informiert und können diesen problemlos verlängern. Der Self-Service ist in diesem Zusammenhang ein weiterer Bonuspunkt digitaler Lösungen. Das erhöht die Datenintegrität und reduziert die Personalbelastung auf Seiten des Wohnungsunternehmen.
Objektive Gleichbehandlung durch Technologie
Bits und Bytes kennen keine Vorurteile – ein Vorteil, den digitale Lösungen geschickt nutzen. Emotionen können Entscheidungen beeinflussen, aber Technologie entscheidet vorteilsfrei. Es gibt spezifische Funktionen, die bei der diskriminierungsfreien Zuteilung von Wohnraum einfach unterstützen. Um einen hundertprozentig objektiven Vergabeprozess zu garantieren, können EntscheiderInnen sogar ein faires Zufallsverfahren für die Zuteilung nutzen. Darüber hinaus hilft Software dabei, spezifische Vergabekriterien einzuhalten, beispielsweise bei der Vermietung von genossenschaftlichem Eigentum. Die entsprechenden Regularien sind transparent und nachvollziehbar im System hinterlegt. Transparenz ist auch für kommunale Wohnungsunternehmen eine immer wieder eingeforderte Funktionalität.
Fazit: DSGVO und AGG mit digitalen Lösungen – sicher & effizient
Die Anforderungen der DSGVO und des AGG müssen nicht als lästige Pflichten betrachtet werden. Vielmehr bieten sie die Chance, den Vermietungsprozess sicher und effizient zu gestalten. Digitale Vermietungslösungen ermöglichen nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern auch einen reibungslosen Ablauf, der Kosten spart und die Kunden- sowie Mitarbeiterzufriedenheit steigert. Noch immer sehen fast die Hälfte der Befragten der o.g. „ZIA/EY Digitalisierungsstudie 2023“ den Datenschutz bzw. die Datensicherheit als größte Herausforderungen im Rahmen von Digitalisierungsmaßnahmen. Ihnen kann geholfen werden. Lassen Sie DSGVO und AGG zu Ihren Verbündeten werden - auf dem Weg zu modernem, digitalisiertem und diskriminierungsfreiem Wohnraummanagement.
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